Calendar Blocking – Zeitmanagement in Blöcken5 min read

In Zeitblöcken seinen Tag zu strukturieren, kann besonders für Mütter eine wunderbare Alternative und Ergänzung, zur regulären Terminplanung sein. Als Mompreneure brauchen wir besondere Flexibilität in der Planung. Man weiß nie, wann das nächste Kind krank wird oder den Terminplan anderweitig komplett über den Haufen wirft. 

Ausserdem lässt diese Form des Arbeitens viel mehr Effektivität und Fokus zu, was zu mehr Produktivität führt. Sind wir mal ehrlich, die Zeit die wir haben müssen wir sehr gut nutzen. Alle Möglichkeiten entspannt-effektiver zu arbeiten, sollten also ausgekostet werden 🙂 

In diesem Artikel möchte ich näher auf das Calendar Blocking eingehen. Zu deutsch: Zeitmanagement in Zeitblöcken. 

Worum geht es beim Planen in Zeitblöcken?

Versetzt Du dich zurück in deine Schulzeit, so wirst Du sicherlich direkt in „Fächern“ denken. Es gab festgelegte Stunden für Mathe, Deutsch und Co. Immer war klar, im jeweiligen Fach sollte man sich idealerweise ausschließlich um das jeweilige Fach kümmern. (Nicht die Hausaufgaben des darauf folgenden Fachs noch schnell erledigen ;)) War also Mathe dran, wurde nur das Matheheft heraus geholt und an Mathe gedacht. Fokussiert und konzentriert, bis dieser Block vorbei war.

Beim planen in Zeitblöcken gilt das gleiche Prinzip. Blockweise kümmerst Du dich „stur“ nur um die vor die liegende Aufgabe. 

Anstatt also 20 unterschiedliche ToDo’s in die 1 Stunde Arbeitszeit zu quetschen und von den Emails zu Facebook, zurück zu den Mails und ab zum Rezepte suchen bei Pinterest zu rutschen, suchst Du dir deinen Fokus für eine Stunde. Nur diesen! 

Gebündelt arbeitet es sich effektiver

Denn auch hier gilt: gleiches möglichst zusammen erledigen.

Anstatt also das Programm und die Gedankenspur permanent wechseln zu müssen erlaubst Du dir, dich ganz und gar einzulassen, auf die selbe/ähnliche Aufgabe.

Das kann bedeuten, sich jeden Morgen rigoros 25min NUR für E-Mails zu blocken oder 2 Stunden die Woche ausschliesslich den Finanzen zu widmen. Das bedeutet aber auch, dass Du nicht 20 Mal am Tag die E-Mails checkst, sondern dich hier an deine Zeitfenster hältst.

Es bedeutet ebenso, dass Du weisst: einmal die Woche am Tag X kümmerst Du dich um deine Bankkonten und Co. Die Rechnungen und entsprechenden E-Mails können also getrost bis dahin im Ordner oder der Ablage warten. Denn sie werden ja abgeholt!

Social Media da online Business? Vielleicht ist es einfacher, die meisten deiner Postings im Vorfeld zu planen und diese dann gebündelt zu schreiben. Ebenso die Fotobearbeitung könnte in einem Rutsch passieren, anstatt dich immer wieder neu darauf einstellen zu müssen. Man schreibt flüssiger und effizienter, wenn man sich einmal ransetzt. Trotz der Planung mit Later und Co bist Du ja frei, doch noch etwas spontan zu ändern, sollte es mal nicht passen. 

Lege deine wöchentlichen Arbeitsfächer fest

Verschaffe dir also als erstes einen Überblick darüber, was Du für tägliche, wöchentliche und monatliche Aufgaben hast. Bündle hier gleiche zusammen und schätze den Arbeitsaufwand lose ab. Prüfe dabei gründlich ob tägliche Aufgaben, nicht eventuell auch einmal wöchentlich gebündelt abgearbeitet werden könnten!

Notiere dir dann diese wöchentliche Blöcke üersichtlich auf einem Blatt Papier und schreibe dazu, wieviel Zeit sie schätzungsweise in Anspruch nehmen werden. 

Zeitfenster einplanen im Kalender

Trage dann auf ein anderes Blatt deine regulären, freien Zeitfenster ein. Die sehen bei mir jede Woche gleich aus. Ich weiss ich habe mein Fenster nach der Morgenroutine, bevor meine Tochter aufwacht und nun auch die Zeit von Montags-Freitags, wo sie im Kindergarten ist. 

Mir stehen also rein theoretisch X Stunden jeweils zur Verfügung an welchen ich arbeiten könnte. Schaue nun, ob Du noch „Puffer-Zeiten“ einplanen kannst für den Notfall. Irgendetwas passiert ja immer und wir brauchen unbedingt ausreichend Puffer um dies auffangen zu können!

Bei mir heisst dies, dass ich das Fenster meiner Morgenroutine am Samstag freihalte und die Abende sobald mein Kind schläft. Sollte ich mal morgens vor lauter Stillen nicht zum Arbeiten kommen oder durch die Hormone wieder einschlafen weiss ich, ich kann es notfalls am Abend auffangen.

Einzig der Sonntag ist mir heilig und wird nur im äussersten Notfall geopfert. Diese Auszeit festzulegen ist wichtig, sehr wichtig! Als Mompreneur ignoriert man diesen Step gerne, doch er erhält unsere Nerven und gesunden Beziehungen am Leben.

Tetris spielen auf Papier

Hast Du nun also all die wunderbaren Zeitfenster noch jungfräulich vor dir auf dem Papier, beginnt das Tetris spielen. Beginne deine Aufgabenbündel zu verteilen. Überlege ob Schritte zeitlich voneinander abhängen und zeitlich entsprechend arrangiert werden müssen. Dies heisst bei mir Beispielsweise, dass ich erst Grafiken erstellen muss jede Woche, bevor ich mich um Pinterest und Tailwind kümmere. Ebenso muss der Artikel fertig sein, bevor ich zusätzlich relevanten Content für Social Media Posts erstelle etc… 

Anfangs kann es schwer sein abzuschätzen ob die 2 Stunden am Dienstag wirklich dafür ausreichen, all deine Social Media Grafiken und Texte fertig zustellen. Es bleibt wie Tetris. Erst wenn der Stein unten landet weisst Du ob es wirklich passt 😉 Probiere dich etwas aus und sei überrascht, wieviel mehr Du auf diese Weise in deiner Zeit schaffst.

Die Vorteile, in Zeit-Bündeln zu planen

Wie bereits erwähnt, sehe ich diese Art der Tagesplanung als effektiver an, was das bewältigen des Arbeitspensum angeht. Dadurch, dass man sich exklusiv um die jeweilige Aufgabe kümmert, entsteht mehr Fokus und Flow. 

Ebenso ist es leichter, diese Block-Einheiten zu verschieben. Es macht keinen so großen Unterschied, ob ich um 9 Uhr anfange mich um den Artikel zu kümmern oder erst um 9:30, da es im Bad mit Kind am morgen länger gedauert hat. Entweder ich habe nach Hinten hinaus noch etwas Zeit und es darf sich verschieben oder aber durch das fokussierte Arbeiten bin ich schneller fertig. 

Hätte ich allerdings am Vormittag 4 festgelegte Zeitfenster eingetragen gehabt, zu 4 unterschiedlichen 30 min Projekten, wäre eines davon nun sicher komplett untergegangen. 

Nachklang

Es kann eine Neuorientierung und Umgewöhnung bedeuten, doch es ist einen Versuch wert! Hast Du dich einmal ins System eingefunden, kannst Du vielleicht wunderbare Früchte ernten!

Wie planst Du am liebsten?
Hast Du das Calendar Blocking schon Mal so oder ähnlich probiert? Gibt es andere Tools aus dem Zeitmanagement, welche dir als Mompreneur besonders das Leben erleichtern?

Ich freue mich von dir zu lesen!

Deine Melanie

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